Identity and Access Management
Weer een mooie afkorting in de wondere wereld van IT: IAM. Het staat voor Identity and Access Management. Oftewel het beheer en controle van toegang (van gebruikers) tot het netwerk, computer systemen en applicaties. Het is een belangrijk thema op scholen, aangezien je zo toewerkt naar digitaal veiliger werken en leren. Daarom is het ook onderdeel van het normenkader Informatiebeveiliging Funderend Onderwijs (IBP FO). De Hoeksche School heeft met ons samengewerkt om specifiek in domein 10 te werken aan verbeteringen. Lees je mee?
Het beheer van toegang en gebruikers lag voorheen bij de scholen van De Hoeksche School zelf. Dat ging prima. Totdat zij opmerkten dat het beheer miste op rechten die weer ingetrokken moesten worden. Het beheer van ICT is onderhevig aan veranderingen en de snelle innovatie en nieuwe ontwikkelingen. Dit vraagt veel aandacht en snel schakelen. Daarbij is digitaal veilig werken en leren een belangrijk agendapunt, zeker ook met oog op het komende normenkader. Daarom besloot De Hoeksche School om met SPEYK om tafel te gaan. Met het Identity and Access Management traject als één van de uitkomsten in deze prettige samenwerking.
WAT DOE JE ZELF EN WAT BESTEED JE UIT?
Bij Identity and Access Management oftewel account- en toegang beheer, moet je denken aan het aanmaken van accounts met de juiste rechten en toegang verlenen tot de juiste online werkomgevingen. Maar daarbij hoort ook het opnieuw intrekken van deze rechten. En bijvoorbeeld rechten wijzigen vanwege aangepaste regelgeving. Hiermee dek je ook direct een aantal normen uit het Normenkader IBP FO af.
Dit zijn taken die heel goed bij een IT-beheerder van een scholengemeenschap kunnen liggen. Het kan wel veel werk opleveren en er liggen vaak al veel taken voor het basisbeheer van de schoolomgeving. Werk dat uit handen genomen kan worden door automatische processen, een helpende extra hand én meedenkende kracht van SPEYK-ers die volledig op de hoogte zijn van innovatie en de laatste ontwikkelingen. Deze keuzes en mogelijkheden zijn met de Hoeksche School doorgesproken.
AUTOMATISCH WERK MAAKT LICHT WERK
Tijdens de start van het Identity and Access Management traject, werd het de Hoeksche School al snel duidelijk wat een goed ingerichte Identity and Access Management kan opleveren. Het uitgangspunt was dat de accounts en de bijhorende rechten automatisch verleend moesten worden op basis van contract en werklocatie. Op deze manier worden docenten en ondersteunende onderwijsprofessionals in de juiste Teams geplaatst. Omdat dit een automatisch proces is, neemt het veel werk uit handen en geeft het meer digitaal gemak voor de mensen die bij het proces betrokken zijn.
VANUIT VISIE WERKEN AAN DE OPLOSSING
Net zoals bij elk IT-traject, doken we ook bij de Hoeksche School niet direct de oplossing in, maar namen we eerst een duik in de organisatie. De hele organisatie is onder de loep genomen. Zo is gezamenlijk de gewenste situatie beschreven. Vanuit die wens zijn beschikbare oplossingen besproken. De beste oplossing die aansloot bij de wens, is vervolgens getest. Dit bleek de Identity and Acces Management tool van onze partner Tools4ever te zijn. Uit de testfase kwam naar voren dat de gewenste situatie (het contract is leidend voor het aanmaken van een account in een specifieke omgeving) soms te letterlijk werd genomen door het automatische proces. Dit had wat technische nazorg nodig, waar SPEYK uiteraard graag de handen voor uit de mouwen stak.
“Door Identity and Access management automatisch in te richten, ervaren we een rustige overgang van het schooljaar én hebben we meer grip op de rechtenstructuur in de organisatie.”
Nando, directeur IKC Het Anker
HET RESULTAAT
Oog voor digitale vaardigheden
Door de juiste inrichting van Identity and Access Management zijn naast de handmatige taken, ook vele beheervraagstukken getackeld. Nieuwe medewerkers ontvangen een aantal dagen voordat zij beginnen een mail op hun privémailadres met informatie over de Hoeksche School, inclusief instructievideo wat er op het DigiPlein365 te vinden is. Vertrekkende medewerkers ontvangen een vergelijkbare mail. Waar moeten ze rekening mee houden bij hun vertrek? Zo werken we ook samen aan digitale vaardigheden en kennis.
Meer grip op ICT beheer binnen school
Er is ook meer grip en regie ontstaan voor de mensen binnen de Hoeksche School die verantwoordelijk zijn voor het beheer. Zo worden rechten bij vertrekkende medewerkers ingetrokken bij de laatste datum van uitdiensttreding.
Meer werkgemak en minder werkdruk door IT automatisering
In de tijd waarin een goede personele bezetting uitdagend genoeg is, zorgt de vernieuwing met IAM ook voor een verlaging van de werkdruk. Over de gehele linie gaat het automatiseren van processen daarom ook een positieve bijdrage leveren aan uitdagingen die spelen rondom tekorten van mensen binnen het onderwijs.
Digitaal veiliger werken en leren door optimalisatie van processen
Sinds afronding van het IAM-traject werkt de Hoeksche School actief samen in Microsoft Teams. Door de automatische processen krijgen medewerkers toegang tot de juiste Teams-kanalen en bijhorende bestanden en ervaren ze meer digitaal gemak. Een positief effect is ook dat het proces minder foutgevoelig wordt en daarmee het proces geoptimaliseerd wordt. Een mooie stap en samenwerking – vinden wij – richting digitaal veiliger werken en leren!
OVER DE HOEKSCHE SCHOOL
Alhoewel de naam anders doet vermoeden, bestaat de Hoeksche School uit basis-, voortgezet onderwijs én kinderopvang. Het is dus veel meer dan alleen een school. Samen werken ze aan de ontwikkeling van kinderen. Met 26 locaties in de Hoeksche Waard geven ze kinderen van 0 tot 18 jaar een plek bij 1 van de kinderdagverblijven, peuterspeelzalen, integrale kindcentra (IKC), basisscholen en middelbare scholen. Met een hoogwaardig en eigentijdse aanpak bieden ze de optimale leeromgeving aan, zodat kinderen kunnen uitgroeien tot sociale, autonome en zelfverantwoordelijke mensen.