Foutloos importeren met de PTA App.

Het Programma van Toetsing en Afsluiting (PTA) is elk jaar weer een complex en arbeidsintensief proces. Binnen scholen zijn veel lagen betrokken, waaronder de schoolleiding, de medezeggenschapsraad, de examencommissie en de docenten. Scholen werken bijvoorbeeld met zelfgemaakte lijsten en Excel-bestanden. Deze bestanden worden rondgestuurd om in te vullen door alle betrokkenen. Je raadt het al, een foutje is zo gemaakt. Ook is het overzicht snel zoek. Wie moet het PTA nog invullen? Wie controleert het PTA? En wie bewaakt de uniformiteit van de PTA’s?  De Magister PTA App biedt uitkomst!

DRIEMAAL IS SCHEEPSRECHT

Bij Stichting Voortgezet Onderwijs Zeeuws-Vlaanderen hadden ze het gevoel dat het beter kon. Al twee keer eerder hebben zij apps laten bouwen om het PTA-proces te versimpelen. Die apps voldeden niet aan alle wensen en eisen. Na een zoektocht kwam VO Zeeuws-Vlaanderen uit bij SPEYK. Voor de derde keer ging de stichting om tafel. En wat blijkt? Driemaal is scheepsrecht! Het kon inderdaad beter.

CONTROLE OVER HET PTA-PROCES

Wat Sven Akkermans, Power Platform Specialist bij SPEYK, bij het eerste overleg deed was veel vragen stellen aan Davey der Weduwe (Hoofd ICT) en Michiel van den Bussche (Senior informatie- en applicatiebeheerder) van VO Zeeuws-Vlaanderen. Hierdoor werden alle wensen en eisen in kaart gebracht, een belangrijk onderdeel om duidelijkheid te krijgen waar controle mist in het PTA-proces. Waar lopen ze tegenaan? Hoe willen zij het graag voor zich zien? Wat zijn de cruciale succesfactoren?

Daaruit bleek dat ze graag controle willen houden over wie welk stuk van het PTA mag aanpassen. Ook moeten aanpassingen in een vooraf bepaald format worden afgedwongen. Daarbij moeten toetsen aangemaakt, gewijzigd, gecontroleerd en gesorteerd worden. En ook de beruchte juiste kolomnummers moeten automatisch toegekend worden. Hierdoor krijgt de stichting meer controle over het PTA-proces wat de foutgevoeligheid vermindert en de uniformiteit terugbrengt.

HET PROCES VOLLEDIG IN KAART

Samen met Michael Bruggeman, projectleider van SPEYK, ging Sven aan de slag. Eerst hebben zij zorgvuldig het proces en de inrichting van Magister (de leeromgeving waarmee gewerkt wordt) in kaart gebracht. Het proces is namelijk altijd het startpunt. Hierdoor krijg je stap voor stap inzichtelijk waar cruciale punten liggen voor een succesvolle app. Je weet onder andere welke stappen worden doorlopen, welke medewerkers betrokken zijn en wat hun rol is. Nadat het proces volledig in kaart was gebracht, is er iteratief gebouwd. Dit betekent dat we met tussenversies werkten waardoor we steeds feedback konden verwerken. Uiteindelijk is de eerste versie voor de zomervakantie live gegaan. Een mooi moment!

VERANDERING ROEPT WEERSTAND OP

We zien vaak dat verandering weerstand oproept. Daarom is interne adoptie een essentieel onderdeel bij het introduceren van nieuwe technologieën. Het is spannend om een oude werkwijze los te laten, ook al weet je diep van binnen dat de nieuwe werkwijze beter werkt.

Bij dit traject geldt hetzelfde. Het draait niet alleen om het juist gebruiken van de app, maar ook om het meenemen van alle betrokkenen in het hele proces. Waarom zijn bepaalde keuzes gemaakt? Wat levert het uiteindelijk op? Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je collega’s en uiteindelijk de eindgebruiker. In dit geval zijn dat de leerlingen, ouders en inspectie. En adoptie stopt niet. Mensen komen en gaan. Het blijven communiceren en het betrokken houden van de juiste stakeholders is een voortdurend terugkerend proces.

DUIDELIJKHEID VOOR LEERLINGEN, OUDERS EN INSPECTIE

Door het hele proces in kaart te brengen en ook na oplevering de focus te behouden op adoptie, heeft de Magister PTA App ervoor gezorgd dat de foutgevoeligheid enorm verminderd is. Ook is er meer uniformiteit, wat meer inzicht geeft in het PTA. Toetsen kunnen eenvoudig toegevoegd en verwijderd worden, wat heeft gezorgd voor tijdwinst bij de verantwoordelijke docent en sectievoorzitter. In het bijgeleverde dashboard is in één oogopslag te zien welke vakken nog niet zijn afgerond. Al deze resultaten hebben ervoor gezorgd dat er meer duidelijkheid is voor de eindgebruikers; de leerlingen, ouders en inspectie. De wildgroei aan termen is verleden tijd, het PTA is herkenbaar en duidelijk voor iedereen. Missie geslaagd!

OVER STICHTING VO ZEEUWS-VLAANDEREN

Goed, eigentijds en regionaal geworteld onderwijs, waar alle leerlingen zich welkom voelen en hun talenten optimaal kunnen ontwikkelen staat centraal bij VO Zeeuws-Vlaanderen. De doelstelling is het waarborgen van breed en kwalitatief hoogwaardig onderwijs dichtbij huis voor elke leerling. VO Zeeuws-Vlaanderen is het bestuur van het Lodewijk College in Terneuzen, de Praktijkschool Hulst, het Reynaertcollege in Hulst en het Zwin College in Oostburg.