Een compleet nieuwe ICT-omgeving.

De start van het schooljaar 2024/2025 was voor het Lorentz Casimir Lyceum een belangrijke streefdatum. Niet alleen begon er weer een gloednieuw schooljaar, ook zouden ze starten in een compleet nieuw schoolgebouw en een nieuwe start maken op het gebied van ICT. Maar wat doe je als je systeembeheerders aangeven te willen vertrekken en je dus eigenlijk niemand hebt die de leiding kan nemen over de vernieuwing van de ICT-omgeving? Dan ga je op zoek naar alternatieven, en zo is de samenwerking voor dit specifieke traject ontstaan met SPEYK. 

Het Lorentz Casimir Lyceum had in 2023 op het gebied van ICT een aantal uitdagingen: bij de start van schooljaar 2024/2025 zou er een compleet nieuw gebouw klaarstaan, de systeembeheerders hadden aangegeven te vertrekken en de ICT-infrastructuur was deels sterk verouderd en niet onder controle. De deadline, start schooljaar 2024/2025, stond vast. Het in gebruik nemen van de nieuwbouw was de mijlpaal om een nieuwe start te maken op ICT-gebied. Wat begon als traject wat met veel enthousiasme was gestart, werd nu een traject waarvan de kans bestond dat ze het niet zouden halen. 

Door de afhankelijkheden en verwevenheden in een dergelijk complex traject in kaart te brengen en op te delen in overzichtelijke brokken, ontstaat er overzicht en controle en daardoor rust in de organisatie. Uiteraard waren er nog genoeg onbekende factoren in het huidige ICT-landschap en kwamen er nog wel wat zogenaamde “lijken uit de kast” maar door goed te blijven communiceren en adequaat hierop te acteren, hebben we de continuïteit altijd kunnen borgen en is de deadline hierdoor niet in gevaar geweest.

Marco van Soest
Transitiemanager bij SPEYK

Een traject zoals deze vraagt om de begeleiding van een Transitiemanager. Een Transitiemanager denkt namelijk op tactisch en strategisch niveau mee en heeft kennis van het onderwijs, bedrijfsvoering, de processen en het personeel. Dit gebeurt altijd vanuit de strategie en visie van de school. Aan Marco destijds de taak om het Lorentz Casimir Lyceum eigen te maken. Dat start altijd met een zogeheten nulmeting van de volledige ICT-omgeving en ICT-organisatie.  

Deze nulmeting gaf mij inzicht in de huidige situatie van het Lorentz Casimir Lyceum. Een nulmeting bestaat onder andere uit het inzien van de onderwijsvisie en strategie, het huidige Governance plan, IT-strategie, het meerjarenplan en ga zo verder. Aan de andere kant inventariseren we de technische ICT-omgeving. Met deze informatie wordt het voor mij duidelijk wat er nodig is om tot de gewenste situatie te komen.

Marco van Soest
Transitiemanager bij SPEYK

Met de gegeven uitdagingen bij aanvang van het traject en de bepaalde strategische uitgangspunten, zijn we tot een advies gekomen in hoe het Lorentz Casimir Lyceum bij de in gebruik name van de nieuwbouw tot een gezonde ICT-omgeving en ICT-organisatie kon komen. Dit advies werd akkoord bevonden en zo konden we beginnen. 

Vanuit het geboden advies zijn we gestart om Transitiemanager Marco het gehele traject intensief te laten begeleiden. Daarnaast is Pascal, beheerder bij SPEYK, ingevlogen om enerzijds de dagelijkse werkzaamheden uit te voeren en zo de vertrekkende beheerders op te vangen en anderzijds om Marco te ondersteunen bij de implementaties van de vernieuwingen.

Vanuit de “Cloud, tenzij…” strategie heeft Marco de verschillende deeltrajecten vormgegeven om zo tot een nieuwe ICT-infrastructuur te komen welke aansluit bij de vraag vanuit het onderwijs, die veilig is en minder beheerlast vergt. Zo hebben we samen gezorgd voor een nieuw netwerk voor de nieuwbouw, MFA, Identity & Access Management, Werkplekinrichting, een nieuw intranet, server consolidatie en is de organisatie omgevormd tot ICT-regie organisatie. Een aantal van deze veranderingen leggen we onderstaand iets uitgebreider uit:

• Nieuw netwerk nieuwbouw

  We hebben het Lorentz Casimir Lyceum geholpen om een uitvraag op te stellen om zo een leverancier te selecteren die een nieuwe netwerk infrastructuur in de nieuwbouw kon implementeren. De huidige netwerkcomponenten waren namelijk allang afgeschreven. Ook weer met het “Cloud, tenzij…” uitgangpunt waarbij de netwerkinfrastructuur vanuit één beheerportaal beheerd kan worden. Daarbij heeft Marco de implementatie als interne projectmanager begeleidt. De beheerder vanuit SPEYK, Pascal, heeft samen met de leverancier de nieuwe inrichting bepaald en deze sterk weten te vereenvoudigen. Ook de nieuwe internetverbinding en alles wat er bij de verhuizing kwam kijken was onderdeel van dit traject.

• Autorisatie middels Microsoft 365 account en MFA

  (Business)applicaties zijn waar mogelijk gekoppeld aan het Microsoft Account en deze accounts zijn voorzien van MFA (Multi-Factor Authenticatie). Dit zorgde niet alleen voor een verhoogd gebruiksgemak (Single-Sign-On, één account voor alle apps) maar maakt de accounts ook veiliger.

• Identity & Access Management

  Door deze Microsoft accounts geautomatiseerd aan te maken, is er controle vanuit het bronsysteem (HR) wie toegang tot de omgeving heeft. In dit traject heeft Marco het in- en uitdiensttredingproces samen met HR in kaart gebracht. Daarnaast heeft hij met de leerling administratie de (tussentijdse) in- en uitstroom van leerlingen in kaart gebracht. Deze processen, samen met de strategische uitgangspunten, waren weer onderlegger om een uitvraag te maken om een leverancier te selecteren die een oplossing kon implementeren deze processen waar mogelijk te automatiseren.

• Nieuw intranet

  Er is een nieuw intranet gecreëerd om de gebruikers een startplek te geven van waaruit zij alle tools kunnen vinden die ze dagelijks nodig hebben, en wat ook de plek is van waaruit gecommuniceerd wordt en waar alle informatie te vinden is. Dit zorgde er ook nog eens voor dat er servers uitgeschakeld konden worden die extreem gevoelig waren voor aanvallen van buitenaf. Met zicht op het Normenkader IBP FO een mooie winst!

• ICT-Regie organisatie

  Door de gehele transitie op de ICT-infrastructuur door te zetten, konden we de nieuwe omgeving transparant en beheersbaar maken met veel minder beheerlast. Doordat er beheerders weg gingen, kwam er ruimte vrij om tijdens het traject de beheerorganisatie om te buigen naar een ICT-Regie organisatie. In plaats van twee nieuwe beheerders te zoeken, heeft Marco ondersteund in het traject om een ICT-Regisseur aan te stellen. Door de sterke vermindering van beheerlast en door expertise van buiten aan te trekken waar en wanneer dit nodig is, heeft de ICT-Regisseur veel meer ruimte om de vraagzijde van de regieorganisatie te bedienen en hierdoor dichter bij het onderwijs te staan en op tactisch niveau te acteren.

En die nieuwe ICT-Regisseur was snel gevonden in de persoon van Richard:

Tijdens het transitietraject heb ik gesolliciteerd op de functie van ICT-Regisseur. In maart 2024 ben ik gestart op het Lorentz Casimir Lyceum. De opzet van het nieuwe netwerk en inrichting was natuurlijk al grotendeels klaar en gedaan door de medewerkers van SPEYK. Vanaf het begin dat ik gestart ben is er een goede overdracht geweest naar mij toe. Omdat we gebruik maken van de standaarden van Microsoft 365 was de overdracht eenvoudig op te pakken. Na de technische overdracht ben ik samen met de transitiemanager betrokken bij de voorbereidingen van de nieuwbouw. Een heel erg leuk traject en fijn dat er nu een netwerk in het nieuwe gebouw is dat beheersbaar is waardoor ik tijd heb voor de regietaken.

Richard Verdonschot
ICT-Regisseur Lorentz Casimir Lyceum

Bij dit soort trajecten duik je zo diep in de organisatie en de cultuur dat je een sterke band opbouwt met alle betrokken personen. Als één team werken we aan nieuwe oplossingen met allemaal hetzelfde doel: Voor ieder kind het beste onderwijs vandaag en een eerlijke kans morgen.

De uitgebreide kennis van de Transitiemanager van alle aspecten van ICT, van technische vraagstukken tot strategische oplossingen, was van grote meerwaarde. De samenwerking met hem hebben we altijd als zeer prettig ervaren: open, snel reagerend op vragen en daadkrachtig in het nemen van acties.

Yvonne van Zijl
Conrector Lorentz Casimir Lyceum

Wij kijken terug op een mooi traject waar we het Lorentz Casimir Lyceum hebben kunnen helpen hun doelen voor schooljaar 2024/2025 te behalen. Er zijn enorm veel stappen gezet die er nu dagelijks voor zorgen dat ICT zichtbaar is voor iedereen, en waar veilig én met gemak gewerkt en geleerd kan worden.

Het Lorentz Casimir Lyceum behoort tot de vier oudste Nederlandse lycea op algemene grondslag. Een school met een rijke historie. Je wordt hier opgeleid voor havo, atheneum- of gymnasiumdiploma. De school ligt midden in de Brainportregio, waar veel gebeurt op het gebied van innovatie, ondernemerschap, technologie en duurzaamheid. Ze zijn dan ook lid van het samenwerkingsverband Brainportscholen, waar veel aandacht is voor deze thema’s in samenwerking met bedrijven en organisaties in de regio.